Ondernemers die AI hebben geïntegreerd, merken direct verschil. Meer dan 90 procent geeft aan dat het hun bedrijf succesvoller heeft gemaakt, doordat ze minder tijd kwijt zijn aan handmatige taken, sneller kunnen groeien en efficiënter werken. Steeds meer MKB-bedrijven ontdekken de kracht van AI. Het helpt om fouten te verminderen, processen sneller te laten verlopen en taken uit handen te nemen.In deze blog laat ik je zien hoe jij AI praktisch kunt inzetten. Van handige tools die je direct tijd besparen tot slimme workflows die je bedrijf echt vooruithelpen.
We gebruiken nog software zoals in 2002
In 2002 was de TomTom dé innovatie om zonder papieren wegenkaart op je bestemming te komen. Maar zodra er een weg werd afgesloten of een nieuwe route ontstond, wist het apparaat niet meer wat te doen. De TomTom volgde alleen vooraf ingevoerde coördinaten en zodra die niet meer klopten, liep alles vast.
Ruim twintig jaar later rijden er zelfrijdende taxi’s van Waymo door San Francisco. Deze auto’s zitten vol sensoren en maken continu slimme beslissingen. Als ze net zo star zouden reageren als de TomTom, zou dat levensgevaarlijk zijn. Het grote verschil? Waar de TomTom simpelweg vooraf gedefinieerde data volgde, kan een zelfrijdende auto leren, interpreteren en nieuwe situaties oplossen. AI stelt de auto in staat om verkeersstromen te begrijpen, obstakels te herkennen en flexibel te reageren.
En precies die ontwikkeling is nu ook beschikbaar voor ondernemers. AI kan data interpreteren, leren van patronen en oplossingen bedenken voor situaties die het nog niet eerder heeft gezien. Dat maakt het een gamechanger voor wie slimmer en efficiënter wil werken. Niet langer vastzitten in verouderde systemen, maar software die meedenkt en zich aanpast. Dit opent de deur naar enorme tijdsbesparing en een soepeler lopend bedrijf.
Assistent voor ondernemers
Ondernemers hebben genoeg om zich zorgen over te maken. Stijgende prijzen, een krappe arbeidsmarkt, personeel dat uitvalt en stevige concurrentie. Stel je een kleine bakkerij in de stad voor. De eigenaar werkt hard aan het maken van ambachtelijke taarten en gebakjes, maar dat is niet het enige waar hij of zij zich mee bezig moet houden. Naast de productie zijn er nog tal van andere taken zoals marketing, inkoop, voorraadbeheer en klantcontact. De marges zijn flinterdun en extra personeel om deze taken op te vangen is vaak te duur. Een assistent zou een uitkomst zijn, maar dat lijkt niet haalbaar. Of toch wel?
Juist in deze ondersteunende processen zit veel repeterend werk. Marketing, inkoop en klantcontact bevatten talloze terugkerende taken die met de komst van AI eenvoudig te automatiseren zijn. Ondertussen zijn er talloze tools op de markt die ondernemers helpen om tijdrovende processen efficiënter te maken. Denk aan software die automatisch e-mails schrijft, sociale media beheert, klantvragen beantwoordt of bestellingen bijhoudt.
Het los gebruiken van AI-tools kan een eerste stap zijn. Ze bieden inspiratie en besparen tijd, omdat je taken sneller kunt uitvoeren. Maar echt baanbrekend wordt het pas als je deze tools combineert en automatiseert. Op zichzelf staande AI-tools zijn als een auto met adaptive cruise control en lane assist. Ze helpen je om snelheid en richting te houden, maar je moet nog steeds je handen aan het stuur houden en opletten.
Wat je eigenlijk wilt, is een systeem waarin je vooraf de bestemming instelt, zodat jij je kunt richten op belangrijkere taken en pas wordt gestoord op het juiste moment. Die ervaring is niet langer toekomstmuziek. Door AI niet alleen te gebruiken, maar ook slim te automatiseren, kun je een grote sprong maken in efficiëntie. Dit is precies waar we bij Eazy Software in gespecialiseerd zijn, en waar jij zelf ook vandaag al mee kunt beginnen.
Automatiseren voor beginners
Voordat je aan de slag gaat met automatiseren, is het belangrijk om eerst helder te krijgen hoe je processen en routinetaken in je bedrijf eruitzien. Dit is misschien niet de spannendste klus, maar wel een van de meest waardevolle. Niet alleen omdat het helpt bij automatisering, maar ook omdat het structuur brengt in je bedrijf.
Werk je alleen en begint de drukte toe te nemen? Dan kun je op basis van deze documentatie makkelijker taken uitbesteden aan een virtual assistant. Heb je personeel? Dan helpt een goed beschreven proces nieuwe collega’s om sneller ingewerkt te raken en kunnen teamleden zonder problemen elkaars werk overnemen bij ziekte of verlof. In deze tijd gaat de waarde van een gedocumenteerd proces nog een stap verder: het kan de basis vormen voor AI-toepassingen. Hoe beter je bedrijfsprocessen zijn vastgelegd, hoe slimmer AI jou, je team en zelfs je klanten kan ondersteunen.
Tijdens het beschrijven van je processen merk je vaak vanzelf waar veel tijd in gaat zitten. Dit zijn de taken die zich goed lenen voor automatisering. Probeer kritisch te kijken: welke werkzaamheden kosten veel tijd en leveren relatief weinig waarde op? Waar ontstaan de meeste fouten? Begin met het proces dat de grootste impact heeft en werk stap voor stap verder.
Noteer niet alleen welke taken je uitvoert, maar ook de reden waarom je juist dit proces wilt automatiseren. Dit kan gaan om tijdswinst, maar ook om andere factoren zoals de hoeveelheid fouten, terugkerende frustraties, kosten, of de schaalbaarheid van je bedrijf. Misschien loop je tegen een taak aan die steeds meer tijd opslokt naarmate je groeit, of merk je dat bepaalde fouten keer op keer terugkomen. Door deze gegevens vast te leggen, kun je later beter beoordelen of de automatisering daadwerkelijk het gewenste effect heeft en waar nog ruimte is voor verbetering.
Begin met koppelen
Automatiseren wordt steeds makkelijker doordat veel applicaties met elkaar kunnen samenwerken. Als gebruiker ben je gewend om software te bedienen via een interface, maar moderne tools hebben ook een koppelvlak waarmee andere software rechtstreeks gegevens kan inlezen of versturen. Dit betekent dat je niet alles handmatig hoeft te doen. Zelfs AI-tools zoals ChatGPT, Google Bard en Claude AI beschikken over zulke koppelingen, waardoor de mogelijkheden enorm uitbreiden.
Laten we de ambachtelijke bakkerij uit het eerdere voorbeeld erbij pakken. De eigenaar reageert altijd netjes op Google Reviews, omdat veel mensen de bakkerij via Google Maps ontdekken tijdens een dagje uit. De meeste reviews zijn positief en verdienen een vriendelijk bedankje. Af en toe is er een minder goede beoordeling en dan is het belangrijk om te laten zien dat de bakkerij kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan en openstaat voor feedback. Dit bijhouden is belangrijk, maar het kost tijd en discipline om dit wekelijks vol te houden.
Dit is precies zo’n taak waar AI een perfecte assistent kan zijn. Door de juiste tools te koppelen, kan AI automatisch een conceptreactie genereren op nieuwe reviews. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn en is zeker niet alleen voor techneuten weggelegd. Met no-code tools zoals Zapier of Make.com kun je eenvoudig verschillende applicaties met elkaar laten praten en taken automatiseren zonder dat je hoeft te programmeren.
Wat is Zapier en hoe helpt het je automatiseren?
Zapier is een tool die apps met elkaar verbindt en taken automatisch uitvoert zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Zapier biedt zelfs een functie waarmee je alleen hoeft te beschrijven wat je wilt automatiseren. De tool stelt dan zelf een workflow voor.
In deze blog laten we stap voor stap zien hoe je met Zapier, Google Reviews en ChatGPT een geautomatiseerd systeem opzet waarmee je reviews efficiënt kunt beantwoorden. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat zodra er een nieuwe Google Review binnenkomt, Zapier:
- De tekst van de review analyseert met AI (bijvoorbeeld ChatGPT)
- Een conceptreactie genereert die aansluit bij de toon van de bakkerij
- De gegenereerde reactie opslaat in een Google Sheet, zodat de ondernemer deze eenvoudig kan controleren en aanpassen
- De reactie pas publiceert op Google Reviews zodra de ondernemer de status in de Google Sheet verandert naar “Goedgekeurd”
Dit systeem zorgt ervoor dat alle binnenkomende reviews op één plek worden verzameld en verwerkt. Door te werken met een tabel als controlepaneel is het eenvoudig om snel te scannen welke reacties klaarstaan en alleen in te grijpen waar nodig.
Het proces in Zapier
Hoe gaat dit proces eruitzien?
- Bij een nieuwe review wordt het proces gestart
- De review wordt met een standaard prompt aan ChatGPT gegeven om een antwoord te genereren
- De review wordt samen met het antwoord opgeslagen in een tabel zodat deze kan worden nagekeken.
In de tabel kun je alle binnengekomen reviews zien en de antwoorden eventueel naar smaak bewerken:
Nadat je in de tabel op “Plaatsen” hebt geklikt wordt de review automatisch geplaatst en wordt de regel uit de tabel verwijderd:
De prompt - belangrijkste elementen voor een goede AI-opdracht
Een goed geformuleerde prompt is de sleutel tot AI-antwoorden die aansluiten bij jouw bedrijf en klanten. Hoe specifieker en beter doordacht je prompt is, hoe consistenter en bruikbaarder de resultaten zullen zijn. Bij het opstellen van een sterke prompt zijn er vijf belangrijke elementen die je altijd moet meenemen:
1. Wees duidelijk en specifiek
AI vult ontbrekende informatie zelf in, wat kan leiden tot onvoorspelbare of generieke antwoorden. Geef daarom zo precies mogelijk aan wat je verwacht. Wil je een kort of lang antwoord? Moet de AI formeel of informeel reageren? Moet de AI een klant bedanken, excuses aanbieden of een oplossing bieden? Hoe concreter je bent, hoe beter het resultaat.
2. Geef voorbeelden
AI leert van patronen. Door één of meerdere voorbeelden toe te voegen, stuur je de AI in de juiste richting en zorg je voor consistente reacties. Dit helpt om de stijl en toon goed te krijgen en voorkomt dat de AI willekeurige of ongewenste antwoorden genereert.
3. Geef voldoende context
AI heeft geen voorkennis over jouw bedrijf of situatie. Zonder context kan een reactie generiek of ongeschikt zijn. Geef daarom de benodigde achtergrondinformatie, zoals wat je bedrijf doet, waar klanten jou voor benaderen en welke aanpak past bij jouw manier van werken.
4. Beschrijf de tone of voice
De manier waarop je communiceert bepaalt hoe klanten je bedrijf ervaren. AI moet dezelfde stijl hanteren als jij zelf zou doen. Beschrijf daarom of de toon vriendelijk, professioneel, informeel, enthousiast of zakelijk moet zijn. Dit voorkomt dat de AI een stijl kiest die niet bij je bedrijf past.
5. Geef een roldefinitie
Door AI een duidelijke rol te geven, weet het vanuit welk perspectief het antwoord moet worden geschreven. Dit helpt om menselijke en herkenbare reacties te genereren. Geef bijvoorbeeld aan dat de AI reageert als een klantenservicemedewerker, de eigenaar van een bedrijf of een adviseur.
Voorbeelden van een slechte en een goede prompt
Slechte prompt 1:
“Schrijf een reactie op deze review.”
Slechte prompt 2:
“Als het een positieve review is, bedank dan de klant. Bij een negatieve review, bied excuses aan.”
Deze prompts zijn te algemeen en laten veel ruimte voor interpretatie, waardoor de AI mogelijk niet de juiste toon of inhoud gebruikt.
Goede uitgebreide prompt:
“Je bent de eigenaar van een ambachtelijke bakkerij in Rotterdam. Veel klanten bezoeken je winkel tijdens een dagje uit en laten reviews achter op Google Maps. Je reageert persoonlijk, alsof je direct met de klant praat.
Gebruik een warme en toegankelijke toon. Houd de reactie kort en vriendelijk. Als de review positief is, bedank de klant en benoem een specifiek punt uit hun review. Als de review kritisch is, reageer professioneel en empathisch. Bied een oplossing of nodig de klant uit om contact op te nemen. Vermijd lange zinnen en formeel taalgebruik.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je eerder hebt gereageerd:
- ‘Bedankt voor uw positieve review! We zijn blij dat u onze taarten lekker vindt en hopen u snel weer te zien.’
- ‘Dank u voor uw feedback. We streven altijd naar de beste kwaliteit en nemen uw opmerkingen serieus. We nemen contact met u op om dit op te lossen.’
Gebruik deze stijl om op de volgende review te reageren.”
Deze prompt bevat alle belangrijke componenten: duidelijke instructies, een specifieke tone of voice, voldoende context, een rolomschrijving en voorbeelden. Dit zorgt ervoor dat AI betrouwbare en bruikbare reacties genereert die aansluiten bij je bedrijf.
Op basis van deze prompt en het proces kun je in een paar seconde een antwoord als dit terugplaatsen op Google Review:
In gebruik nemen en evalueren
Nu de automatisering is ingericht, is het tijd om deze in de praktijk te brengen en te verfijnen. Een handige manier om overzicht te houden is door een agenda-taak in te stellen met een link naar je tabel met reviews. Zo kun je op vaste momenten de gegenereerde reacties doornemen en alleen aanpassen waar nodig. Dit zorgt ervoor dat je niet steeds ad hoc bezig bent, maar het proces efficiënt en gestructureerd verloopt.
De volgende stap is testen en meten of de automatisering daadwerkelijk tijd bespaart. Houd bij hoeveel tijd je wekelijks kwijt bent aan het beantwoorden van reviews en vergelijk dit met de oude situatie. Daarnaast is het waardevol om bij te houden hoe vaak je de AI-gegenereerde reacties nog moet aanpassen. Merk je dat je veel correcties moet doen? Dan is het goed om je prompt aan te scherpen en opnieuw te testen of de antwoorden beter aansluiten op wat je wilt.
Op dit moment is de automatisering semiautomatisch. Dat betekent dat je elk antwoord nog controleert voordat het wordt geplaatst. Maar je kunt hierin verder optimaliseren. Als je merkt dat AI-gegenereerde reacties op 5-sterren reviews vrijwel altijd goed zijn, kun je ervoor kiezen om deze direct te publiceren zonder handmatige controle. Zo automatiseer je een deel van het proces verder en bespaar je nóg meer tijd.
Zodra de automatisering soepel loopt, is het slim om weer terug te gaan naar je procesbeschrijving. Werk deze bij met de nieuwe werkwijze en bepaal wat de volgende taak is die je kunt automatiseren. Dit zorgt ervoor dat je stap voor stap steeds efficiënter werkt en AI op een slimme manier integreert in je bedrijf.
Kortom: combineer AI met gestructureerd automatiseren
AI en automatisering kunnen je bedrijf enorm veel tijd besparen, maar het werkt alleen als je het gestructureerd aanpakt. Door stap voor stap te automatiseren, zorg je ervoor dat het soepel verloopt en je controle houdt over het proces. Dit zijn de belangrijkste stappen om succesvol te automatiseren:
1. Breng je processen in kaart
Voordat je iets automatiseert, moet je weten waar de meeste tijd verloren gaat. Beschrijf je routinetaken en bepaal welke processen het meeste opleveren als je ze automatiseert. Denk aan klantcontact, facturatie, voorraadbeheer of marketingtaken.
2. Kies de juiste tools en koppelingen
Veel software biedt de mogelijkheid om applicaties aan elkaar te koppelen. No-code tools zoals Zapier en Make.com helpen je om processen te automatiseren zonder programmeerkennis. Ook veelgebruikte professionele pakketten zoals Monday.com, Exact Online en de meeste CRM-systemen zijn te koppelen, waardoor je bestaande systemen slimmer kunt laten samenwerken.
3. Gebruik AI slim met een sterke prompt
Wanneer je AI inzet, is een goede prompt essentieel. Zorg dat je:
- Duidelijk en specifiek bent over wat je wilt.
- Context geeft, zodat AI de situatie begrijpt.
- De juiste tone of voice aangeeft die past bij je bedrijf.
- De AI een roldefinitie geeft, zodat de reacties aansluiten bij hoe jij met klanten communiceert.
- Voorbeelden toevoegt om consistente output te krijgen.
4. Test en evalueer
Begin met een semiautomatische oplossing, waarbij je AI-gegenereerde output nog handmatig controleert. Houd bij hoeveel tijd je bespaart en hoe vaak je AI-reacties moet corrigeren. Als het goed werkt, kun je steeds meer taken volledig automatiseren.
Blijf optimaliseren en uitbreiden
Automatiseren is geen eenmalig proces. Zodra een workflow goed werkt, is het belangrijk om te kijken welke andere processen je kunt automatiseren. Misschien heb je eerst klantreviews geautomatiseerd, maar zie je nu dat er ook tijd te winnen is in facturatie, voorraadbeheer of marketing. Door stap voor stap verder te automatiseren, maak je je bedrijf steeds efficiënter zonder in één keer grote veranderingen door te voeren.
Werk je procesbeschrijving bij en blijf testen of de automatisering nog steeds het gewenste resultaat oplevert. Misschien merk je na een paar weken dat een bepaalde AI-reactie nog verfijnd kan worden of dat een andere tool beter aansluit. Door continu te verbeteren en aan te passen, haal je het maximale uit je automatisering.
Zie AI en automatisering als een zelfrijdende auto. Eerst begin je met cruise control, daarna parkeert de auto zelfstandig in, en op een gegeven moment hoef je zelf bijna niets meer te doen. De kunst is om de juiste balans te vinden tussen controle en automatisering, zodat je niet meer bezig bent met onnodige handmatige taken, maar je focus kunt leggen op groei en strategie.
Wil je hiermee aan de slag, maar weet je niet waar te beginnen? Neem contact op voor een vrijblijvende analyse en ontdek hoe AI jouw bedrijf kan helpen groeien!
Blijf optimaliseren en uitbreiden
Automatiseren is geen eenmalig proces. Zodra een workflow goed werkt, is het belangrijk om te kijken welke andere processen je kunt automatiseren. Misschien heb je eerst klantreviews geautomatiseerd, maar zie je nu dat er ook tijd te winnen is in facturatie, voorraadbeheer of marketing. Door stap voor stap verder te automatiseren, maak je je bedrijf steeds efficiënter zonder in één keer grote veranderingen door te voeren.
Werk je procesbeschrijving bij en blijf testen of de automatisering nog steeds het gewenste resultaat oplevert. Misschien merk je na een paar weken dat een bepaalde AI-reactie nog verfijnd kan worden of dat een andere tool beter aansluit. Door continu te verbeteren en aan te passen, haal je het maximale uit je automatisering.
Zie AI en automatisering als een zelfrijdende auto. Eerst begin je met cruise control, daarna parkeert de auto zelfstandig in, en op een gegeven moment hoef je zelf bijna niets meer te doen. De kunst is om de juiste balans te vinden tussen controle en automatisering, zodat je niet meer bezig bent met onnodige handmatige taken, maar je focus kunt leggen op groei en strategie.
Wil je hiermee aan de slag, maar weet je niet waar te beginnen? Neem contact op voor een vrijblijvende analyse en ontdek hoe AI jouw bedrijf kan helpen groeien!
Eerste stap naar een efficiënte toekomst
Laat je gegevens achter en we nemen snel contact met je op.